1. Cải thiện sự giao tiếp và trao đổi giữa các bộ phận

• Xây dựng quy trình trao đổi rõ ràng: Thiết lập các cuộc họp định kỳ  để các bộ phận có thể trao đổi và thống nhất tiến độ công việc, thay vì chỉ làm việc theo ý kiến cá nhân hoặc thông tin không đầy đủ.
• Sử dụng công cụ giao tiếp nội bộ: Sử dụng skype, element hoặc các nền tảng giao tiếp để dễ dàng trao đổi, chia sẻ thông tin và tài liệu một cách nhanh chóng giữa các bộ phận. Điều này giúp cải thiện sự phối hợp và tránh thiếu sót thông tin.

2. Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và tình huống thực tế

• Lập kế hoạch và đánh giá tình huống thực tế: Trước khi quyết định thực hiện bất kỳ công việc nào, cần phải phân tích tình huống thực tế, tìm hiểu thông tin từ nhiều nguồn và đánh giá tác động của quyết định. Các quyết định không nên vội vàng mà cần phải được cân nhắc kỹ lưỡng.
• Chia nhỏ các công việc lớn: Các công việc phức tạp hoặc chưa rõ ràng có thể chia thành những công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, giúp quyết định chính xác hơn và giảm thiểu rủi ro.

3. Phát triển tư duy chủ động và sáng tạo

• Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến liên tục: Các bộ phận cần được khuyến khích chia sẻ ý tưởng cải tiến quy trình và đề xuất các công cụ hỗ trợ. Điều này có thể giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
• Đào tạo kỹ năng ra quyết định: Cung cấp các khóa đào tạo về ra quyết định, phân tích tình huống và quản lý dự án cho các nhân viên, giúp họ có cái nhìn toàn diện hơn và tránh quyết định vội vàng.

4. Xây dựng văn hóa làm việc hợp tác và trách nhiệm

• Khuyến khích phản hồi và trao đổi: Tạo ra môi trường nơi mọi người có thể đưa ra ý kiến phản hồi và đề xuất giải pháp mà không sợ bị phê phán. Điều này giúp tạo ra sự hợp tác và đồng thuận trong công việc.
• Đảm bảo trách nhiệm và báo cáo tiến độ: Đảm bảo rằng mọi công việc đều có người chịu trách nhiệm và phải báo cáo kết quả hoặc tiến độ công việc để tránh thiếu sót hoặc nhầm lẫn.

Kết luận:

Cải thiện hiệu quả công việc và tránh các sai sót liên quan đến việc thiếu thông tin, thiếu giao tiếp và ra quyết định vội vàng đòi hỏi một kế hoạch rõ ràng, sử dụng công cụ hỗ trợ, và xây dựng một môi trường làm việc chủ động và sáng tạo. Việc thay đổi dần dần, kết hợp với sự hợp tác mạnh mẽ giữa các bộ phận và phát triển kỹ năng cho nhân viên sẽ giúp tổ chức cải thiện quy trình làm việc và đạt được hiệu quả cao hơn.